Om personuppgifter
Personuppgifter hos Gotlands Energi AB
1. Inledning – vad är personuppgifter?
Med ”personuppgifter” avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.
Gotlands Energi AB är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som du tillhandahåller oss. Gotlands Energi AB behandlar alltid personuppgifter med stor respekt för den personliga integriteten. Nedan finns en beskrivning av de riktlinjer som Gotlands Energi AB tillämpar, hur vi hanterar och lagrar informationen samt vilka rättigheter du har. Riktlinjerna inskränker aldrig de rättigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen eller annan rättsligt bindande bestämmelse.
Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud finns under Kontakter.
Vi samlar bara in dina personuppgifter när det finns lagligt stöd i dataskyddsförordningen (GDPR). Vanliga anledningar till att vi hanterar dina personuppgifter kan t.ex. vara i syfte att utföra en tjänst som du har begärt eller som del av relationen med dig som kund, intressent, ombud eller leverantör. Ändamålet kan även vara att informera om elavbrott.
2. Insamling av personuppgifter
Vi samlar in personuppgifter på följande sätt:
- Du själv lämnar dessa till oss, exempelvis för att bli kund men också i andra situationer. Till exempel via hemsidan, på fysiska blanketter, i kontakt med kundservice eller försäljning, via e-post, brev, kontaktformulär och via inloggade tjänster.
- Du själv lämnar dina uppgifter till en leverantör av en prisjämförelsetjänst eller förmedlare av elavtal för att dessa, för din räkning, ska teckna elavtal med oss.
- Information skapas utifrån dina köp och hur du använder våra tjänster, förbrukar el och/eller värme eller när du anmäler ett ärende till oss.
- Vi kan också komma att inhämta uppgifter om dig från andra källor, så kallade tredje part. De uppgifter vi samlar in från tredje part kan vara;
– Kontaktuppgifter och demografisk data från offentliga källor såsom SPAR.
– Uppgifter om kreditvärdighet från banker eller kreditvärderingsinstitut.
– Uppgifter från andra aktörer i energibranschen, i syfte att möjliggöra byte av elleverantör eller flytt.
– Uppgifter från våra samarbetspartners.
Personuppgifter i samband med att elkunder anvisas till oss kommer från Gotlands Elnät AB. Uppgifterna skickas till oss som en följd av den reglering kring anvisat avtal som finns i ellagen.
Personuppgifter i samband med att vi blir mottagningspliktig elhandlare för elkunders mikroproduktionsanläggning kommer från Gotlands Elnät, där kundens mätpunkt finns. Uppgifterna skickas till oss som en följd av den reglering kring mottagningsplikt som finns i ellagen.
2.1 Gotlands Energis webbplats
Vanligtvis kan www.gotlandsenergi.se besökas utan att personuppgifter samlas in. Vi samlar då endast in information som används för statistiska syften och besökaren förblir anonym. Exempel på sådan information är tidpunkt för besöket, hur lång tid besöket varar och vilka sidor som besöks. Gotlands Energi AB använder också så kallade ”cookies” (kakor) för att funktioner och tjänster på webbplatsen ska fungera på rätt sätt.
Här kan du läsa mer om hur vi använder cookies
När du som kund besöker Gotlands Energis inloggade tjänster kan besöket knytas till den inloggade personens kundnummer eller användarnamn. Detta ger Gotlands Energi AB möjlighet till en mer relevant och personifierad kommunikation till enskilda kunder.
2.2 Kategorier av personuppgifter
De kategorier av personuppgifter som vi vanligtvis samlar in är:
- Kundinformation, det vill säga de uppgifter som behövs för att kunna bli kund hos oss. Exempel är namn, adress, lägenhetsnummer, fastighetsbeteckning, telefonnummer, e-postadress, val av kommunikationskanal.
- Köpinformation, det vill säga köpta produkter och tjänster, kreditvärdering betalningshistorik, kundnummer och lösenord.
- Teknisk information, det vill säga din el- och/eller värmeförbrukning, el- och nätleverantör, anläggningsnummer, fel- och avbrottshistorik samt typ av anslutning.
- Serviceinformation, det vill säga korrespondens i specifika ärenden, uppgifter om köp samt eventuella klagomål eller reklamationer. Svar på kundundersökningar och återkoppling om våra varor och tjänster. I förekommande fall uppgifter lämnade i samband med tävlingar.
- Demografisk information (från offentliga register), det vill säga ålder, kön, boendeyta, hushållskonstellation etcetera.
- Besöksinformation på inloggade tjänster, det vill säga köp- användargenererad data, lösenord, teknisk data rörande enhet som används, interaktionsdata (besökstid, svarstider, hur du når och lämnar tjänsten med mera).
- Inspelad information, inspelning av fullmakter för byte av elleverantör eller flytt, inspelning av accepter vid köp över telefon samt inspelning av samtal för kvalitetssäkring och utbildning av vår personal.
Särskilda kategorier av personuppgifter (definierat i art 9 p 1 Dataskyddsförordningen) hanteras endast i undantagsfall. För behandling av personuppgifter i dessa fall behöver vi inhämta ditt samtycke. Det finns också tillfällen då vi enligt lag är skyldiga att samla in och behandla denna typ av känsliga personuppgifter.
2.3 Information när uppgifter samlas in
När personuppgifter lämnas till oss får den som lämnar sina personuppgifter information om:
- Vilket av Gotland Energis bolag som är ansvarigt för behandlingen av personuppgifterna,
- för vilket ändamål och på vilken legal grund personuppgifterna samlas in,
- kontaktuppgifter för personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud samt
- vilka rättigheter du har,
- hur länge uppgifterna sparas.
Upplever du informationen otydlig eller ofullständig ber vi dig kontakta Gotlands Energi AB tel 0498-28 50 00.
2.4 Ändamål och laglig grund för behandling
Vi samlar bara in personuppgifter för ändamål som har stöd i gällande dataskyddsförordning. Det vanligaste är att uppgifterna samlas in för behandling med stöd av den rättsliga grunden fullgörande av avtal. Ändamålen är till exempel:
- ingå ett avtal med oss/bli kund
- få en offert på ett erbjudande
- köpa en produkt/tjänst
- hantering av kundserviceärenden.
Med vårt berättigade intresse som grund behandlar vi data för flera ändamål, till exempel:
- för försäljning av våra och våra partners erbjudanden
- för att skicka nyhetsbrev
- för att utveckla och förbättra våra produkter och tjänster
- för statistik och analyser.
Andra ändamål för vår behandling av personuppgifter kan ha sin legala grund i olika lagkrav, det vill säga där vi måste uppfylla en rättslig förpliktelse, exempel på sådana ändamål är behandling av personuppgifter enligt bokföringslagen för fakturering eller när vi förmedlar information om ändrade avtalsvillkor.
Du kan även lämna samtycke till behandling i vissa fall då inget av ovanstående gäller. Ett lämnat samtycke är en aktiv handling från dig och detta kan återkallas. Vi kommer då inte att behandla dina personuppgifter ytterligare för det ändamålet.
Vi behandlar inte personuppgifterna för ändamål som är oförenliga med det ursprungliga ändamålet. Mer information om för vilket ändamål personuppgifterna används kan även tillhandahållas när personuppgifterna lämnas, till exempel i anslutning till e-postformulär eller i avtalsvillkor.
3. Överlämnande av personuppgifter
Eftersom vi inom Gotlands Energi AB har koncerngemensamma funktioner kan dina personuppgifter komma att lämnas ut till andra bolag inom koncernen, t.ex hanterar kundtjänst som finns i Gotlands Energi våra elnätskunder som tillhör Gotlands Elnät AB. Gotlands Energis kundtjänst hanterar även kunder från Gotlands Elförsäljning AB.
Under vissa omständigheter kan vi också komma att överlämna personuppgifter till personuppgiftsbiträden, samarbetspartners eller annan tredje part.
De aktörer som kan komma behandla insamlade personuppgifter är:
- IT-leverantörer
- Samarbetspartners.
- Installatörer (för exempelvis solpaneler, elmätare eller fjärrvärme)
- Tekniska serviceentreprenörer
- Telemarketingbolag (kundundersökning)
- Print- och digitala kommunikationspartners
Vid ett eventuellt överlämnande tar Gotlands Energi AB hänsyn till de särskilda lagar och övriga bestämmelser som reglerar åtskillnad mellan elhandelsföretag och elnätsföretag (så kallade ”åtskillnadsregler”). Detta innebär att personuppgifter inte alltid kan lämnas över från Gotlands Elnät till Gotlands Energi eller Gotlands Elförsäljning, även om berörd person önskar det.
Vi kan i vissa fall, på begäran enligt lag och myndighetsbeslut, vara skyldiga att lämna ut personuppgifter till, till exempel polis, för brottsförebyggande åtgärder och brottsutredningar.
Personuppgifter lämnas regelmässigt inte till bolag i länder utanför EU eller EES. I vissa situationer kan dock uppgifterna komma att överföras till, och behandlas i, land utanför EU/EES av annan leverantör eller underleverantör. Vid dessa fall görs alltid en särskild undersökning för att säkerställa att de rättsliga förutsättningarna är uppfyllda och att tekniska och organisatoriska åtgärder vidtagits för att säkerställa att personuppgifterna hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.
4. Inhämtade personuppgifter från annan part
Det kan förekomma att vi får uppgifter om dig som du själv lämnat till en av våra samarbetspartners och därtill godkänt överlämnandet till Gotlands Energi AB, Gotlands Elförsäljning AB eller Gotlands Elnät AB för att du är intresserad av att bli kund hos oss eller få en offert på något av våra erbjudanden.
Från Kivra får vi dina personuppgifter om du tar emot post digitalt eller om din fakturabetalning sker via Kivra.
5. Tillgång till personuppgifter
Endast de som behöver tillgång till personuppgifterna för att utföra överenskommen tjänst har behörighet att komma åt och hantera dessa. Vi har underleverantörer som hanterar personuppgifter i olika omfattning och de har samma krav på hanteringen som Gotlands Energi AB har internt.
6. Gallring
Vi sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt och upphör du att vara kund hos oss tas dina personuppgifter bort. Vissa uppgifter kan dock behöva sparas för längre tid för att uppfylla andra legala krav, till exempel bokföringslagen där vi behöver spara uppgifter i 7 år. Det finns också skäl att spara uppgifterna för längre tid om det pågår en utredning eller en tvist, även om kundförhållandet sedan tidigare har upphört, eller i fall då du köpt en produkt av oss där vi behöver spara uppgifterna för att kunna fullgöra vårt garantiåtagande.
7. Säkerhet
Vi vidtar särskilda fysiska, tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas så att uppgifterna inte förloras, förstörs, manipuleras eller blir tillgängliga för obehöriga. Åtgärderna syftar till att åstadkomma en säkerhetsnivå som är tillräckligt hög med hänsyn till de tekniska möjligheter som finns. Ändringar i personuppgifterna registreras kontinuerligt för att säkerställa spårbarhet i alla förändringar som sker i informationen.
Personuppgiftsincidenter hanteras alltid enligt en intern process där Gotlands Energi rapporterar till Vattenfalls dataskyddsorganisation. I relevanta fall anmäls incident till Integritetsskyddsmyndigheten samt till den enskilde enligt de regler som dataskyddsförordningen föreskriver. Vid misstanke om en eventuell personuppgiftsincident – vänligen kontakta Gotlands Energis växel 0498-28 50 00 eller Vattenfall kundservice (se kontaktuppgifter nedan).
Har du upptäckt ett (möjligt) säkerhetsproblem? Då kan du rapportera det till Vattenfall IT och välja att vara anonym om du vill. Läs mer om detta via den här länken: Rapportering av säkerhetsproblem via ansvarsfull sårbarhetsredovisning (”Responsible Disclosure”).
8. Dina rättigheter
8.1 Rätt till tillgång
Var och en har rätt att få information om i vilken utsträckning uppgifter om den egna personen behandlas av Gotlands Energi AB. Om sådana personuppgifter finns hos Gotlands Energi AB får berörd person efter begäran information om vilka kategorier av personuppgifter som behandlas, varifrån dessa har inhämtats, för vilket eller vilka ändamål behandlingen sker, vilken laglig grund som föreligger och till vem eller vilka uppgifterna lämnas ut. Gotlands Energi AB skickar svar till den folkbokföringsadress som finns registrerad hos Gotlands Energi AB inom 1 månad från det att begäran inkommit.
8.2 Rätt till rättelse
Var och en har rätt att begära rättelse av sin egen kundinformation om den är felaktig eller behandlad i strid med gällande rätt.
8.3 Rätt till radering
Gotlands Energi AB raderar personuppgifter då laglig grund saknas för att behålla uppgifterna. Våra kunder har rätt att omgående få sina personuppgifter raderade om något av följande gäller:
- behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar detta
- uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de behandlats för
- behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas för det ändamålet
- informationen har inte behandlats enligt förordningen
- du motsätter dig behandling som sker efter en intresseavvägning och de berättigade skälen inte väger tyngre än ditt intresse
- radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.
8.4 Rätt att motsätta sig automatiserat beslutsfattande
Gotlands Energi AB tillämpar inte automatiserat beslutsfattande inom något område för den registrerade.
8.5 Rätt till portabilitet
Var och en som har sina personuppgifter hos Gotlands Energi har rätt att begära ut dessa uppgifter i ett allmänt använt och maskinläsbart format för exempelvis överföring till annan part. Förbrukningshistorik tillhandahålls genom export till Excel i Mina sidor.
8.6 Rätt till begränsning av behandling
Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Detta gäller bland annat om du anser att personuppgifterna är felaktiga och du har begärt rättelse. Under tiden som utredning pågår kan du begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas.
8.7 Rätt till invändning
Om Gotlands Energi AB hanterar dina personuppgifter med intresseavvägning som grund har du rätt att göra invändningar mot behandlingen. För att göra detta måste du specificera vilken behandling du invänder mot. Om vi skall kunna fortsätta med sådan behandling, måste vi visa att det finns tvingande berättigade skäl till att personuppgifterna behandlas som väger tyngre än dina intressen.
8.7.1 Marknadsföring, nyhetsbrev och profilering
När personuppgifter kan komma att behandlas för direktmarknadsföring eller nyhetsbrev anges det i samband med att personuppgifterna samlas in. Du kan när som helst anmäla att du inte vill ta emot marknadsföring från oss, genom att vända dig till vår kundservice. Du kan även begränsa i vilken kanal du vill ha vår marknadsföring (e-post, sms, brev). I alla våra e-postmeddelanden och sms finns en länk där du kan avsäga dig marknadsföring i den kanalen.
Personuppgifter kan även komma att behandlas för kundrelationshantering, exempelvis att genom urval och segmentering kommunicera målgruppsanpassade, relevanta och mer personliga erbjudanden eller för att kunna erbjuda bättre och riktad service. Som en del av detta kan profilering förekomma, baserat på de personuppgifter som vi fått i samband med att kunden tecknat elavtal med oss, direkt eller indirekt (avtal tecknat via prisjämförelsetjänst eller via anvisning från Gotlands Elnät AB), samt de uppgifter som vi inhämtar från offentliga register. Profileringen görs för att på ett bättre sätt kunna lämna erbjudanden och information som anpassats efter dina preferenser, köpbeteende, behov och livsstil. Du kan när som helst meddela oss att du inte vill ta del av denna typ av erbjudanden.
8.8 Rätt till ersättning
Du kan ha rätt till ersättning i vissa fall till exempel om vår hantering av dina personuppgifter har lett till skada för dig. Anspråk kan ställas direkt till Gotlands Energi AB.
8.9 Länkning
Uppgifterna på denna sida gäller för Gotlands Energi AB personuppgiftshantering.
Informationen på denna sida innefattar inte eventuella länkar som leder till andra företag och samarbetspartners som finns för att underlätta för våra kunder.
8.10 Ändringar av personuppgiftspolicyn
Om det sker förändringar i Gotlands Energi ABs policy för hantering av personuppgifter kommer det att meddelas på denna sida. Policyn kan till exempel komma att ändras om lagstiftningen eller tillämpningen ändras. Har personuppgiftsbehandlingen reglerats i avtal med kund gäller dock avtalsbestämmelserna tills de ändrats, om det inte sker i strid med dina rättigheter enligt ovan, är oförenligt med lag eller annan rättsligt bindande bestämmelse.
8.11 Kontakter
Personuppgiftsansvarig är Gotlands Energi AB, organisationsnummer 556008-2157.
Dataskyddsombud för Gotlands Energi AB är samma som för Vattenfall AB och kan nås via e-post på dpo.nordics@vattenfall.com eller telefon 08-739 50 00.
Frågor rörande Gotlands Energis personuppgiftsbehandling, kan ställas till något av Vattenfalls dataskyddsombud eller via det allmänna kontaktformuläret på Vattenfalls hemsida.
Begäran om registerutdrag skickas till:
Vattenfall Kundservice AB
Box 13
881 06 Näsåker
eller via e-post till kundservice@vattenfall.com
Telefon: 020-82 00 00
9. Personuppgifter vid kamerabevakning
Vid kamerabevakning sker insamling av personuppgifter i form av bevakningsmaterial i vilket en eller flera personer kan identifieras. Det vanligaste syftet med kamerabevakning i Gotlands Energi är att upptäcka, utreda och förhindra brott.
Läs mer om kamerabevakning inom Vattenfallskoncernen.
Överklagan
Skulle du inte vara nöjd med ett beslut efter klagan hos Gotlands Energi AB kan du vända dig till Kundombudsmannen på Vattenfall på telefon 08-739 70 31 eller kundombudsmannen@vattenfall.com.
Kontakt med tillsynsmyndighet sker via Integritetsskyddsmyndigheten.
